Kế toán quản trị chi phí trong các doanh nghiệp vận tải

ThS. Đặng Thu Hằng Trường Đại học Công nghệ Giao thông vận tải Người phản biện: TS. Dương Hồng Anh TS. Nguyễn Thị Tiếp

TÓM TẮT: Dù có vai trò quan trọng trong việc giúp nhà quản trị kiểm soát, quản lý, sử dụng chi phí một cách hiệu quả song đến nay tại nhiều doanh nghiệp vận tải, công tác kế toán quản trị vẫn chưa thực sự được các nhà quản lý doanh nghiệp quan tâm đúng mức. Công tác này hiện chỉ đáp ứng được các yêu cầu của kế toán tài chính mà chưa phát huy được vai trò trong việc cung cấp thông tin. Điều này được thể hiện rõ qua kết quả khảo sát thực tiễn hoạt động của các doanh nghiệp vận tải.

TỪ KHÓA: Kế toán quản trị chi phí, doanh nghiệp, doanh nghiệp vận tải.

Abstract: Although it plays an important role in helping administration to control, manage, utilize cost effectively but management accounting issues have not been respected. This task is only to meet the requirements of financial accounting which has no role in providing information. This is evident through the practice of the transport business.

Keywords: Cost managament accounting, business, transport services organization.

1. ĐẶT VẤN ĐỀ

Trong xu thế hội nhập kinh tế quốc tế, các doanh nghiệp vận tải phải chịu sự cạnh tranh gay gắt với các doanh nghiệp vận tải trong và ngoài nước. Để tồn tại và phát triển, các doanh nghiệp vận tải phải không ngừng sử dụng các nguồn lực để tiết kiệm chi phí, nâng cao hiệu quả quản lý, hiệu quả sản xuất kinh doanh. Muốn thực hiện được mục tiêu đó, nhất thiết phải có một công cụ kiểm soát hữu hiệu, giúp cho nhà quản lý thực hiện việc kiểm soát chi phí, hạ giá thành sản phẩm, tăng lợi nhuận, đồng thời tăng chất lượng dịch vụ vận tải trong môi trường cạnh tranh toàn cầu hiện nay, phù hợp với xu thế hội nhập, đó là sử dụng kế toán quản trị, đặc biệt là kế toán quản trị chi phí.

2. NỘI DUNG

Điều 3, Luật Kế toán Việt Nam quy định: “Kế toán quản trị là việc thu thập, xử lý, phân tích và cung cấp thông tin kinh tế tài chính theo yêu cầu quản trị và quyết định kinh tế, tài chính trong nội bộ đơn vị kế toán”. Trong đó, kế toán quản trị chi phí là một bộ phận của kế toán quản trị chuyên thực hiện việc xử lý và cung cấp các thông tin về chi phí nhằm phục vụ cho việc thực hiện các chức năng của nhà quản trị như hoạch định, tổ chức thực hiện, kiểm tra và ra quyết định.

Kế toán quản trị là một phân hệ của hạch toán kế toán, vì vậy kế toán quản trị có những đặc điểm chung của kế toán như cùng sử dụng thông tin đầu vào từ hệ thống thông tin ban đầu trên chứng từ kế toán gắn liền với những quan hệ kinh tế, tài chính, trách nhiệm trong hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Bên cạnh đặc điểm chung, kế toán quản trị có những đặc điểm riêng hình thành theo định hướng cung cấp thông tin quản trị cho những nhà quản trị trong nội bộ doanh nghiệp.

2.1. Kế toán quản trị chi phí trong các doanh nghiệp vận tải hiện nay

Ưu điểm: Qua khảo sát cho thấy, việc áp dụng kế toán quản trị chi phí trong các doanh nghiệp vận tải đạt được một số ưu điểm:

Thứ nhất, tổ chức thu nhận thông tin ban đầu về kế toán quản trị chi phí trong doanh nghiệp kinh doanh dịch vụ vận tải. 

Nhìn chung, hệ thống chứng từ, hệ thống tài khoản và hệ thống báo cáo tài chính đều được tổ chức khá hợp lý, đầy đủ và có tính chất đồng bộ, thống nhất. Cụ thể, hệ thống chứng từ ban đầu đều được lập theo chế độ Nhà nước quy định. Bên cạnh đó, do đặc thù của Ngành, một số doanh nghiệp cũng lập chứng từ đặc thù nhưng vẫn theo sự hướng dẫn của Nhà nước. Chứng từ hạch toán đều được kiểm tra trước khi ghi sổ về tính pháp lý, quy mô nghiệp vụ... Cùng với hệ thống chứng từ trong doanh nghiệp, các chứng từ về chi phí và giá thành đều được thu thập, quản lý phục vụ cho công tác kế toán quản trị chi phí trong việc cung cấp thông tin kịp thời, chính xác.

Trong hệ thống báo cáo mà các doanh nghiệp vận tải tổ chức đầy đủ, bên cạnh các báo cáo tài chính phải lập theo quy định của Nhà nước, các doanh nghiệp này còn lập một số báo cáo kế toán quản trị như báo cáo chi phí, báo cáo nhiên liệu thực tế tiêu hao... nhằm phục vụ cho nhu cầu quản trị chi phí trong doanh nghiệp.

Thứ hai, tổ chức phân tích, xử lý và cung cấp thông tin về kế toán quản trị chi phí trong doanh nghiệp vận tải.

- Về phân loại chi phí: Tại các doanh nghiệp đã tiến hành phân loại chi phí theo nội dung kinh tế, theo yếu tố, theo mục đích và công dụng của chi phí. Các cách phân loại này giúp các doanh nghiệp nắm bắt được chi phí phát sinh theo từng hạng mục. Đây chính là cơ sở để xây dựng định mức chi phí cần thiết, lập báo cáo chi phí theo yếu tố, lập dự toán, làm căn cứ để các nhà quản lý có biện pháp, kiểm soát được chi phí.

- Xây dựng định mức chi phí và lập dự toán:Hầu hết các doanh nghiệp vận tải đều xây dựng định mức chi phí, từ đó giúp các nhà quản trị kiểm soát được chi phí phát sinh. Trong công tác xây dựng định mức chi phí, nhất là chi phí nhiên liệu (xăng, dầu nhờn...), hầu hết các doanh nghiệp đã xây dựng khá chi tiết và cụ thể vì chi phí nhiên liệu chiếm tỷ trọng lớn trong giá thành dịch vụ vận chuyển... Công việc xây dựng định mức chi phí tuy tốn nhiều công sức nhưng đã giúp doanh nghiệp kiểm soát chặt chẽ được các chi phí phát sinh. Điều này giúp các doanh nghiệp chủ động đối phó với những thách thức trong kinh doanh, đánh giá đúng thực tế năng lực của đơn vị mình, từ đó có quyết định kinh doanh hợp lý, nhằm nâng cao khả năng cạnh tranh.

Hạn chế:Bên cạnh những ưu điểm mà các doanh nghiệp kinh doanh dịch vụ vận tải đạt được ở trên, trong công tác kế toán còn bộc lộ một số tồn tại cần khắc phục như sau:

Thứ nhất, tổ chức thu nhận thông tin ban đầu về kế toán quản trị chi phí trong các doanh nghiệp vận tải.

- Về hệ thống chứng từ ban đầu: Hệ thống chứng từ sử dụng cho kế toán quản trị chi phí chưa đầy đủ, dẫn đến chưa đáp ứng được nhu cầu cung cấp thông tin cho nhà quản trị. Các doanh nghiệp chỉ sử dụng các chứng từ mang tính bắt buộc chứ chưa thiết kế các chứng từ phù hợp với kế toán quản trị.

- Về xây dựng tài khoản chi tiết: Kế toán chi phí vận tải hiện nay còn nhiều doanh nghiệp chưa thực hiện hoặc có thực hiện cũng chưa rõ ràng cụ thể, vì vậy ảnh hưởng đến việc cung cấp thông tin cho kế toán quản trị chi phí. Nhiều doanh nghiệp chưa cập nhật thông tin chi phí để phân tích kết quả chi phí thực tế so với dự toán để có điều chỉnh kịp thời.

Thứ hai, tổ chức phân tích, xử lý và cung cấp thông tin về kế toán quản trị chi phí trong các doanh nghiệp vận tải.

- Về phân loại chi phí: Việc phân loại chi phí tại các doanh nghiệp vận tải mới chỉ dừng ở mục đích tạo điều kiện thuận lợi trong công tác kế toán tài chính, chưa có giá trị trong công tác quản trị tại đơn vị.

- Về xây dựng định mức chi phí và lập dự toán ngân sách:

+ Công tác xây dựng hệ thống định mức chi phí: Các doanh nghiệp đã xây dựng định mức chi phí nhưng chưa hoàn chỉnh. Hệ thống định mức ở các doanh nghiệp vận tải hầu hết mới chỉ dừng lại ở định mức về lượng mà chưa xây dựng định mức về giá. Nếu doanh nghiệp nào có xây dựng định mức về giá thì các định mức đó thường không cập nhật với tình hình biến động của giá xăng dầu trên thị trường. Bên cạnh đó, khi điều kiện sản xuất thay đổi như đổi mới phương tiện vận tải, hệ thống đường giao thông tốt hơn thì mức tiêu hao nhiên liệu cũng chưa được thay đổi kịp thời, từ đó ảnh hưởng đến thông tin chi phí sản xuất cung cấp cho nhà quản trị.

+ Công tác lập dự toán chi phí sản xuất: Nhìn chung, các doanh nghiệp vận tải Việt Nam chưa coi trọng việc lập dự toán chi phí sản xuất. Hệ thống định mức được xây dựng chỉ để phục vụ cho việc tính giá thành sản phẩm của kế toán tài chính, điều động cung ứng nhiên liệu cho các trạm xe, đội xe..., từ đó cho thấy các doanh nghiệp này chưa thiết lập công tác kế toán quản trị phục vụ quản trị chi phí, giá thành hoặc đã thiết lập nhưng chưa đầy đủ. Chính vì vậy, doanh nghiệp chưa xây dựng được mối liên hệ cung cấp thông tin giữa kế toán tài chính và kế toán quản trị trong quá trình kiểm soát chi phí và ra quyết định kinh doanh.

- Về việc lập báo cáo quản trị: Tại các doanh nghiệp, báo cáo được lập hầu hết là các báo cáo kế toán tài chính phục vụ cung cấp thông tin cho các đối tượng bên ngoài doanh nghiệp, còn việc lập các báo cáo kế toán quản trị còn ít và sơ sài.

- Ứng dụng thông tin thích hợp cho việc ra quyết định

Phân tích chi phí và giá thành giữa các kỳ kế toán với nhau chưa được tiến hành. Vì vậy, việc tìm ra nguyên nhân sự chênh lệch giữa chi phí thực tế với chi phí dự toán, chi phí thực tế giữa các kỳ kế toán, từ đó có các biện pháp nhằm tiết kiệm chi phí hay quản trị chi phí có hiệu quả thì các doanh nghiệp thực hiện còn hạn chế. Trình độ cán bộ lập dự toán còn hạn chế không dự tính hết được các chi phí phát sinh, phụ thuộc nhiều vào quy định của Nhà nước mà không tính đến đặc thù sản xuất kinh doanh của từng doanh nghiệp. Việc ứng dụng công nghệ thông tin (phần mềm lập dự toán) ở nhiều doanh nghiệp còn chưa thực hiện.

Tồn tại khác

- Kinh doanh dịch vụ vận tải có tính thời vụ: Những nội dung của chi phí dịch vụ vận chuyển tại các doanh nghiệp kinh doanh vận tải có nhiều khoản là định phí lại được phân bổ đều cho các kỳ kế toán. Cụ thể, trong việc kế toán khấu hao phương tiện vận tải, các doanh nghiệp đều áp dụng phương pháp khấu hao theo đường thẳng, giá trị tài sản cố định được phân bổ đều cho các kỳ kế toán, doanh nghiệp không thực hiện phân bổ theo hệ số cho từng kỳ hoặc sử dụng phương pháp khấu hao theo sản lượng sản phẩm để đảm bảo tính phù hợp giữa chi phí và doanh thu từng kỳ.

- Mô hình tổ chức bộ máy kế toán quản trị còn mờ nhạt ở hầu hết các doanh nghiệp kinh doanh dịch vụ vận tải. Các nội dung kế toán quản trị được thực hiện phối hợp với kế toán tài chính, dựa vào số liệu của kế toán tài chính để phân tích. Tuy nhiên, việc phân tích số liệu để đưa ra các phương án sản xuất kinh doanh cũng chưa sắc sảo, chưa chuyên nghiệp.

- Nhân viên kế toán còn yếu kỹ năng cung cấp thông tin kế toán quản trị mà chủ yếu cung cấp thông tin kế toán tài chính.

2.2. Nguyên nhân dẫn đến những tồn tại trong công tác kế toán quản trị chi phí trong các doanh nghiệp vận tải

Nhìn chung, những tồn tại trong công tác tổ chức kế toán quản trị chi phí vận tải của các công ty vận tải Việt Nam xuất phát từ những nguyên nhân sau đây:

2.2.1. Nguyên nhân khách quan về phía hệ thống văn bản quy định của các cơ quan nhà nước

Thứ nhất, lý luận về tổ chức kế toán quản trị chi phí nói chung và chi phí vận tải nói riêng còn mờ nhạt tại Việt Nam. Bộ Tài chính đã ban hành Thông tư số 53/2006/TT - BTC ngày 12/6/2006 hướng dẫn áp dụng kế toán quản trị trong doanh nghiệp, tuy nhiên nội dung còn chung chung, chưa cụ thể nên các doanh nghiệp nói chung và doanh nghiệp kinh doanh dịch vụ vận tải rất khó vận dụng vào đơn vị.

Thứ hai, hệ thống định mức được các bộ, ngành đưa ra tương đối nhiều, tuy nhiên có nhiều định mức, đơn giá công việc được ban hành từ lâu, nay đã lạc hậu và chưa phù hợp với thực tế.

2.2.2. Nguyên nhân chủ quan

Thứ nhất, nhận thức của nhà quản trị: Lãnh đạo các doanh nghiệp vận tải chưa nhận thức đầy đủ tầm quan trọng của việc áp dụng kế toán quản trị vào đơn vị mình, chưa thấy rõ được vai trò của thông tin chi phí do kế toán quản trị chi phí cung cấp nên chưa chú trọng tìm hiểu, đầu tư để phát triển tổ chức công tác kế toán quản trị chi phí trong doanh nghiệp. Vì vậy, việc vận dụng kế toán quản trị chi phí còn manh mún, chưa khoa học và đồng bộ.

Thứ hai, trình độ của kế toán viên: Tại nhiều doanh nghiệp kinh doanh dịch vụ vận tải, trình độ cán bộ kế toán còn hạn chế, nhận thức về kế toán quản trị chi phí chưa cao, nên công tác kế toán quản trị chi phí còn chưa đạt yêu cầu.

2.3. Một số ý kiến đề xuất nhằm hoàn thiện tổ chức kế toán quản trị chi phí trong các doanh nghiệp vận tải

Thứ nhất, hoàn thiện bộ máy tổ chức kế toán quản trị chi phí trong các doanh nghiệp vận tải; vận dụng kết hợp mô hình kế toán tài chính và mô hình kế toán quản trị chi phí; xác lập mối quan hệ giữa bộ phận kế toán với các bộ phận có liên quan của doanh nghiệp trong việc thu nhận, xử lý, trình bày và cung cấp các thông tin kinh tế, tài chính.

Thứ hai, Xây dựng hệ thống chứng từ chi phí bổ sung, thiết lập một hệ thống tài khoản kế toán quản trị chi phí trong các doanh nghiệp vận tải. Hệ thống tài khoản kế toán quản trị chi phí có thể dựa trên hệ thống kế toán tài chính hiện hành và bổ sung thêm các yếu tố cần thiết, hoặc xây dựng một hệ thống tài khoản kế toán riêng để phục vụ tốt hơn cho nhu cầu cung cấp thông tin cho các nhà quản trị doanh nghiệp.

Thứ ba, tổ chức phân tích, xử lý và cung cấp thông tin về kế toán quản trị chi phí trong các doanh nghiệp vận tải.

- Thực hiện phân loại chi phí theo nhiều tiêu thức khác nhau, mỗi tiêu thức đáp ứng cho yêu cầu quản lý khác nhau như phân loại chi phí theo mối quan hệ giữa chi phí với khối lượng hoạt động (theo cách ứng xử của chi phí), phân loại chi phí theo mức độ kiểm soát...;

- Đổi mới, hoàn thiện hệ thống định mức kinh tế kỹ thuật áp dụng trong các doanh nghiệp vận tải hiện nay;

- Thiết lập hệ thống chứng từ ban đầu, chứng từ nội bộ áp dụng thống nhất cho các xe, đội xe, nơi phát sinh chi phí;

- Thiết lập quy trình quản lý, các kênh khác nhau để thu thập thông tin thị trường, nhất là thông tin về sự biến động của giá cả để quản lý chi phí.

Thứ tư, nâng cao nhận thức và trình độ quản lý cho các nhà quản lý và cán bộ kế toán trong doanh nghiệp. Lãnh đạo doanh nghiệp và cán bộ kế toán cần nhận thức sâu sắc về tầm quan trọng, lợi ích kinh tế của kế toán quản trị nói chung và kế toán quản trị chi phí nói riêng trong doanh nghiệp.

Thứ năm, tổ chức đào tạo bồi dưỡng nâng cao trình độ về nghiệp vụ kế toán quản trị cho đội ngũ kế toán.

Thứ sáu, hệ thống xử lý thông tin hoạt động sản xuất kinh doanh tự động hóa phải được quan tâm để ngày một phát triển. Đây là điều kiện cơ sở vật chất kỹ thuật để thu thập thông tin kế toán quản trị hiệu quả hơn.

3. KẾT LUẬN

Từ những tồn tại cũng như các nguyên nhân trên đây đòi hỏi các doanh nghiệp vận tải cần có những phân tích, đề ra biện pháp khắc phục cụ thể, theo đặc thù của đơn vị trước hết là khắc phục những nguyên nhân chủ quan nội tại của đơn vị để công tác hạch toán chi phí và tính giá thành dịch vụ vận tải được tốt hơn nhằm phục vụ cho công tác quản trị doanh nghiệp, nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp.

Tài liệu tham khảo

[1]. Luật Kế toán số 03/2003/QH11.

[2]. Bộ Tài chính (2006), Thông tư 53/2006/TT-BTC ngày 12/6/2006, hướng dẫn áp dụng kế toán quản trị trong doanh nghiệp.

[3]. Ngô Thế Chi (1999), Kế toán quản trị và các tình huống cho nhà quản lý, NXB. Thống kê, Hà Nội.

[4]. Nguyễn Thị Phương Hoa (2012), Kiểm soát quản lý, NXB. Đại học Kinh tế quốc dân, Hà Nội.

[5]. Nguyễn Năng Phúc (2014), Kế toán quản trị doanh nghiệp, NXB. Đại học Kinh tế quốc dân, Hà Nội.